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英语工作邮件有讲究!写作攻略不容错过~

  • 责任编辑:haiyan.li
  • 来源:互联网
  • 时间:2020-01-20 15:39:06

  初入职场,摸索工作内容的同时还要掌握一定的工作技能,学会发邮件也是必备的技能之一。尤其现在英语邮件的写作也逐渐成为刚需。规范正式的英语邮件要如何写?需要注意哪些小细节呢?跟天道小编一起来看看吧~

  候greeting

  ●不知收件人:

  To whom it may concern, (敬启者)

  Dear Sir or Madam,

  ●知性别:

  Dear Mr/Mrs/Ms +姓

  ●知头衔/职位:

  Dear Prof.(教授)/Dr.(博士)+ 姓

  注意:在正式的英文邮件中,如果在知道对方职位的前提下,尽量使用“头衔+姓”的方式开场。要记得greeting后面的标点符号是逗号, 然后空一行之后才正式开始信的内容。

  目的purpose

  ●在详细表述前,告知邮件重点:

  I am writing to inquire…

  I am writing in reference to…

  I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我写信时要确认/询问/通知你…

  I am delighted to give you the detail about…我很开心能给你提供…的详情

  ●回信的开头可以说:

  Thank you for reaching out to us regarding …

  Thank you for your email…感谢你的来信…

  Thank you for calling me yesterday to discuss…感谢昨天你来电讨论…

  注意:特别是商务信函我们一般多使用比较书面的语言,例如上面的in reference to(一般说明已经和对方提过的事)以及regarding都是【关于】的意思,但我们应尽量避免用about这样口语的表达。

  正文content

  ●一个段落一个主题,几个段落一个主旨

  Attached please find the latest information on…最新消息可查看附件…

  In order to achieve our sales target, we need to…为了完成我们的销售目标,我们需要…

  ●对方了解你写信的目的及背景,接下来就该要求对方行动,例如回信、回电话、表达意见、缴交文件等:

  Could you please call me later today?

  你能明天给我电话吗?

  ●商业信函中应注意使用书面语▶用 receive, 不用got;

  ●不要用缩写▶用 does not, 而不用doesn't;

  ●多用委婉客气的语气▶I was wondering if you could provide some more details.

  ●重要内容加粗,但不要全部大写▶Please review the attached documents thoroughly.

  结尾Closing

  ●最后一部分通常会表示感谢或解释下一步是什么。

  常用的表达有:

  If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me.

  Thank you for your time and consideration.

  I look forward to hearing from you.

  期待你的回信。

  I hope this information is helpful.

  希望这些信息有用。

  Please call me if you have any question.

  如果你有任何问题,请给我电话。

  (一般这些句子后面用句号即可,没有必要用感叹号。其他地方一般情况下也不要用感叹号)

  落款signature

  ●结尾祝福语

  以下词汇在正式场合及非正式场合均可使用

  Sincerely,Sincerely Yours,Yours Sincerely

  Regards, Best Regards

  Yours, Yours Truly, Truly

  Best, Best Wishes

  ●签名档要跟着结尾敬语后面:

  Sincerely,

  John Smith Sales Representative,

  Flooring Company

  一些常用句

  ●请求帮忙:

  At your convenience, would you please send me…最后加上Thank you for your assistance.

  ●寻求意见:

  Our team would appreciate your insights/input on…

  ●期待回复:

  Due to the short time frame for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.

  ●回答对方问题:

  Hope this answers your question. Let me know if further detail/explanation would be helpful.

  ●致歉:

  My sincere apology for this unfortunate situation; I will address to my team immediately. Again,please accept my most sincere apology.

  ●谈及……

  With reference to our telephone conversation today…

  As I mentioned earlier about…

  As you requested…

  This is in response to your email today.

  ●告知消息

  Please be advised/ informed that…

  Please note that…

  We would like to inform you that…

  ●告知坏消息

  We are sorry to inform you that…

  I'm afraid I have some bad news.

  ●请求

  We would be grateful if you could…

  I would appreciate it if you could…

  Would you please send us…?

  ●提供帮助

  If you wish , we would be happy to…

  Please let me know if there's anything I can do to help.

  ●提醒

  I'm just writing to remind you of…

  May we remind you that…?

  注意事项

  ●Subject Line 标题

  简洁清楚的总结邮件出题的内容。

  例如:

  Subject line: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers又或是市场宣传类的邮件标题:

  - Join us at the MLH Scholars Luncheon!(号召性的标题)- 3 Tools to Simplify Your Marketing (总结式的标题)

  ●SimplifiedSentences

  简化句子

  忌用复杂的长单词或是技术术语使邮件内容累赘冗长,而是应该尽量简化邮件里的句子。但这并不代表不能使用复合句(用and, although,or等连词组合起来的句子),只要保证长句是清楚易懂的就没有问题。

  例如:

  原句:In 1962 , Steinbeck received the Nobel Prize for Literature.

  简化后: Steinbeck won the Nobel Prize in Literature in 1962.

  ●Who are readers?

  明确读者

  同事、客户还是老板?正式还是非正式?

  例如:

  非正式–Thanks for emailing me on 15th February.

  正式–Thank you for your email dated 15th February.

  非正式–Sorry, I can't make it.

  正式–I am afraid I will not be able to attend.

  非正式–Can you…?

  正式–I was wondering if you could….?

  ●Capital letters,punctuation,

  spelling and basic grammar

  细节

  尤其是在工作中的邮件,对于细节的注重能够看出个人本身的修养和工作的专业态度。

  Capital letters 首字母大写:什么时候使用大写字母?

  1. 每一句的第一个单词的第一个字母

  2. 第一人称“我”

  3. 人名或是头衔

  4. 电影、书籍和作品等的名字

  5. 月份

  6. 星期

  7. 季节

  8. 节日

  9. 国家或大洲

  10. 河流、海洋、湖泊等

  11. 沙漠、山地等地点名称

  12. 街道、大楼或是公园等

  ●Direct orindirect

  直接或是不直接

  美国普遍的工作邮件风格都是较直接、不是很正式的。但对于英语非母语的我们来说这样的风格不好把握,稍微弄不好还会让别人误会自己是粗鲁没有礼貌。

  例如以下两种直接和非直接的用法。

  Direct – I need this in half an hour.

  Indirect and polite – Would it be possible to have this in half an hour?

  Direct – There will be a delay

  Indirect – I'm afraid there may be a slight delay.

  Direct – It's a bad idea

  Indirect – To be honest, I'm not sure if that would be a good idea.

  ●Be positive

  积极的态度

  邮件里的用词用句都能够体现个人的态度和性格,要巧妙的选用显示积极态度的词语,表现出自己在工作中的Can-do精神。

  显示积极态度的词:

  helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual,opportunity

  显示负面态度的词:

  busy, crisis, failure, forget it, I can't, it's impossible,waste, hard

  ●Get feedback

  请教别人的意见

  向身边写作能力好、工作经验足的朋友、同事或是老师求教,请他们帮忙看看你的邮件,从而根据他们的意见改进提高。

  另一个方法则是注意观察和学习其他人写的好的邮件。例如收到来自同事的、老板的或是教授的邮件,注意学习他们的用词用句然后记录下来,收为己用!

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